Si quieres organizar un evento importante, tienes que actuar como un general: pasas meses preparándote para el gran momento en el que todo tiene que encajar. Como un plan de batalla clásico. Desafortunadamente, los planes de batalla tienen la desventaja de que casi nunca siguen siendo válidos. Las condiciones generales cambian constantemente; lo mismo ocurre en un evento importante. Los moderadores se enferman, los oradores cancelan repentinamente o la relevancia de una mesa redonda desaparece repentinamente debido a los acontecimientos actuales. Esto no es bonito, pero tampoco es una catástrofe. Es importante que el departamento de comunicación pueda dar respuestas de forma rápida, ágil y espontánea durante todo el proceso de planificación.
No es necesario cubrir todas las eventualidades con antelación. La organización de grandes eventos es una de las disciplinas supremas de la comunicación. (De todos modos, mucha gente prefiere dejarlo en manos de una costosa agencia de eventos). Durante una o dos horas, todas las miradas están puestas en la empresa. Los invitados, la dirección de la empresa, los socios y la prensa tienen grandes expectativas. A medida que se acerca el momento, el pulso de los empleados del departamento de comunicación aumenta. Pero si te preparas adecuadamente, podrás llegar a la ronda final mucho más relajado. La siguiente lista de verificación de ocho puntos muestra cómo se puede lograr esto.
1. Ser fuerte: la actitud interior
Seamos honestos: al comenzar a planificar un evento importante, la mayoría de los comunicadores respetan mucho su trabajo. Los requisitos son altos: tiene que haber un gran programa, los mejores clientes y las partes interesadas más importantes tienen que aceptar la invitación en gran número, la velada tiene que ser cautivadora e inspiradora, el jefe quiere estar brillante… presta mucha atención a la marca, la visión y los planes de negocio actuales de la empresa. A veces puedes ponerte un poco nervioso. Encuentra el equilibrio adecuado para ti entre determinación y tranquilidad. Por un lado, atiende inmediatamente los aspectos organizativos más importantes, pero dá a los invitados y oradores el espacio necesario para adaptarse al evento. Abordar el proyecto con gran confianza. No se trata solo de pedir cortésmente a los invitados y oradores que asistan, no, ¡es un gran honor estar en tu evento! Muestra esta actitud. Eso facilita muchas cosas.
2. En el lugar correcto: la elección de la ubicación
Una de las declaraciones más importantes es el lugar que elijas para un gran evento, y así nos lo han recalcado los profesionales del espacio de eventos del Grupo Concerto. Por supuesto, el formato del evento y el número de participantes establecen un marco relativamente estrecho. Rara vez existen infinitas oportunidades para ceremonias de premios, aniversarios de empresas o eventos para clientes en una misma ciudad. Desde el principio, piensa qué primera impresión quiere que tengan los invitados al entrar al lugar. Debe ser un espacio único, original o simplemente fuera de lo común, como un chill out o un museo. Un espacio que haga que a tus invitados les quede la boca abierta del asombro. Evita salas de conferencias aburridas u hoteles pasados de moda y que necesiten urgente un cambio de decoración. Recuerda: si la ubicación te hace bostezar, es mejor quedarse en casa o en la oficina. Un lugar bien elegido aumenta enormemente el entusiasmo de los clientes, socios y de tu propio jefe.
3. Desde el principio: gestión de invitaciones
Si deseas vigilar a 500 participantes y sus sensibilidades individuales, entonces necesitas un sistema de gestión de invitaciones que funcione. En los últimos dos o tres días antes del gran evento, los acontecimientos tienden a precipitarse. Sé estricto con tus invitados y rechaza registrarse por teléfono. Al final, los participantes te lo agradecerán. Entonces los invitados notan que el organizador está bien preparado. Y si toda la información de las etiquetas con los nombres es correcta, nada puede salir mal.
4. “¡Si él viene, yo no iré!”
Piensa detenidamente a quién invitas a participar en tu panel de discusión o serie de conferencias y en qué orden. Antigua regla general: dejar primero al orador más importante. Por un lado, esto dice mucho sobre la importancia y el contenido del evento en comparación con los otros oradores y, por otro lado, inmediatamente sabes a quién no necesitas preguntar más porque no encajan en esto. No existe una solución fácil para la ruleta de los oradores. Como organizador, debes tener claro cuánta fricción pueden tolerar tus oradores entre ellos (y la audiencia). El potencial de disputas debe adaptarse a la empresa y al formato del evento. Un pequeño consejo: no renuncies por completo a la fricción por miedo a posibles conflictos.
5. Bienvenida al overbooking: el cálculo del participante
Si estás planeando un gran evento con varios cientos de invitados para el cual no se necesita comprar una entrada, sobrevendes el evento sin piedad. Desafortunadamente, a menos que sea una invitación a los Oscar, los invitados que no tienen que pagar son bastante volátiles. Especialmente en ciudades grandes donde casi todas las noches hay algo que hacer, las confirmaciones y las inscripciones se gestionan con bastante flexibilidad. Siempre es posible hacer un overbooking del 20 por ciento, pero el 30 por ciento suele estar bien. La tasa de no presentación en eventos gratuitos suele ser de poco menos de un tercio. Y si calculas mal, en realidad no es tan malo. Si todos los asientos están ocupados y todavía quedan algunos invitados al fondo, eso demuestra cuán popular es el evento y que has dado en el blanco con tu tema.
6. La política de invitación interna
Decidir quién de tu empresa puede participar en un evento codiciado siempre significa pisar sobre hielo fino. No te equivoques: el número de compañeros que están absolutamente convencidos de que tu presencia es necesaria es siempre mayor que el número de participantes que tú mismo estimas. ¿Entonces lo que hay que hacer? Una recomendación: recopilar argumentos, esperar información y luego seguir adelante si no funciona. De todos modos, no complacerás a todos. Pero lo más importante es saber quién debe estar presente en el equipo directivo. En principio, en caso de duda, es para el directivo. Los pequeños gestos mantienen la amistad. Sin embargo, en general deberías implicar estrechamente a tu superior directo, del que depende el departamento de comunicación.
7. Ampliar el círculo: comunicación en directo online
Con una comunicación inteligente en directo puedes aumentar significativamente la atención de tu evento. Pero aquí también hay que preguntarse de antemano hasta qué punto tu grupo objetivo realmente quiere (o puede) estar allí a través de la web. La presentación de un nuevo juego online en directo o en Twitter y Facebook tendrá un impacto completamente diferente que quizás la reunión anual de una asociación de seguros. Pero no pienses sólo en términos de números de acceso o cantidades de tweets. Los casi 100 espectadores de tu transmisión pueden tener una importancia estratégica crucial para tu empresa. Tienes que darte cuenta de eso. Las retransmisiones en directo con diferentes perspectivas de cámara y una gestión limpia de la imagen y el sonido cuestan, en última instancia, mucho dinero.
8. ¿Qué queda al final? La documentación
Debes pensar detenidamente cómo deseas o necesitas documentar tu evento principal. Los fotógrafos y equipos de vídeo son obligatorios hoy. La transmisión en directo también tiene sentido para llegar a personas influyentes que no pueden estar presentes en persona. Cada forma de visualización ayuda a que una marca se vuelva más tangible. Una sala llena, un gran ambiente o un momento especial tienen un gran impacto en una marca a través de documentación cinematográfica o fotográfica y tiene un impacto que se extiende mucho más allá del gran evento real. Utiliza tu evento para contar historias. Transporta emociones. Activa todos los canales para hacerte visible. Intenta iniciar un diálogo con tus partes interesadas a través del blog de la empresa, Facebook u otras redes sociales. Recuerda: los eventos importantes son pocos y espaciados. ¡Aprovecha tu oportunidad de comunicarte!
La lista de control de eventos para llevarla a mano
- Escribe inmediatamente los aspectos organizativos más importantes. Pero brinda a los invitados y oradores espacio para prepararse para el evento.
- Presta atención al lugar. Si esto ya resulta aburrido, los invitados prefieren quedarse en casa.
- Se coherente con la gestión de las invitaciones. Utiliza formularios de registro digitales y se estricto.
- Organiza primero al orador más importante y luego decide cuánto potencial de conflicto con otros oradores deseas arriesgar.
- Los invitados que no tienen que pagar son erráticos. Por lo tanto, crea overbooking de eventos gratuitos sin piedad.
- No todos los empleados pertenecen al evento de la empresa. No podrás complacer a todos. Habla con tu supervisor.
- La comunicación online en directo aumenta la atención de tu evento. Sin embargo, piensa detenidamente qué medio utiliza.
- Los fotógrafos y equipos de vídeo son obligatorios en los grandes eventos de hoy. Activa todos los canales para hacerte visible. Transporta emociones.
